Kai dirbi su komanda, klientais, projektais ir nuotoliu, labai lengva įkristi į linijinį arba adhoc darbo režimą. Dirbti chat’uose.

Dirbu. Kyla klausimas – parašau kolegai. Gaunu atsakymą – pakomentuoju, dirbu toliau. Po penkiolikos minučių – vėl klausimas, vėl chat’as. Tada laiškai. Atsakymas į juos. Skambučiai. Greitas gyvas aptarimas dėl situacijos su nauju projektu.

Atrodo, kad viskas vyksta. Bet ilgainiui pastebėjau, kad pradeda silpti planavimo raumuo. Mažai laiko lieka fokusuotam darbui. Vis bėgi paskui taskus. Ekspromtiniai susitikimai išilgėja. Daug energijos suvalgo procesas, o aiškumo nepadaugėja, darbų nesumažėja.

Kaip vadovui, mane patį buvo pradėjusi „valgyti“ šį chaotiška ad hoc komunikacija. Dienos pabaigoje jautiesi išsunktas, bet efektyvumo mažai.

Ką pakeitėme praktiškai?

Pirmiausia – su kolegomis peržiūrėjome, kokiems klausimams ir kokius susitikimus darome. Dalies jų atsisakėme, nes jie nebuvo produktyvūs.

Tuomet pasirengėme komunikacijos SOP. Tai yra aiškias taisykles: kada meetai atšaukiami, kaip planuojami, kada chat’as o kada meetas.

Reguliarūs trumpi susitikimai. Su kolegomis, su kuriais turime daugiausia klausimų aptarimui, sutarėme trumpus reguliarus 15 min. aptarimus. Visi žino, kada galėsime aptarti iškilusius klausimus. Aptariame, kas dabar su kokiais projektais dirba, kas juda, kas stringa. Užrašai, taskai, progresas – viskas vienoje vietoje, kalendoriuje.

Atsirado ritmas ir planavimas. Net jei tą atrodo, kad klausimų nėra – dažnai iki susitikimo jų atsiranda. Ypač jei atsakingai peržiūri esamus projektus, susirašinėjimus, susidedi į mytą klausimus ar užduotis aptarimui.

Kalendoriai mūsų komandoje vieši. Komanda mato, kada esu laisvas, kada užimtas. Nebūtina žinoti detalių, bet aiškumas kada kalbėsime ir aptarsime klausimus, iš karto sumažino bereikalingą trintį ir fokuso numušimą. Kalendorių laikau realistišką, kad būtų komandos pasitikėjimas.

✍️ Čia yra antrasis svarbus punktas: kiekvienas susitikimas turi turėti savo darbotvarkę. Net jei ji yra vieno punkto.

Reguliarūs planuoti susitikimai itin gerai veikia tarp programuotojų ir projektų vadovų: mažiau priepuolinių žinučių, daugiau susikaupimo.

Trečia – focus blokai. 2–3 valandos kalendoriuje, skirtos deep work. Be chato. Be „turi minutę?“. Išjungti notification. Jei to nėra kalendoriuje, to tiesiog nebus realybėje, o būtent per šį laiką padaromi svarbiausi darbai, tai, už ką mums tiesiogine prasme klientai moka pinigus.

Keli principai, kurie man labiausiai pasiteisino

  • Suplanuoti periodiniai trumpi susitikimai su kolegomis
  • Prieš rašydamas į chatą kolegai pasižiūriu: ar klausimas gali palaukti iki reguliaraus myto? Jei taip, įmetu task/klausimą į mytą.
  • Jei susirašinėjimas užtruktų 3–4 žinutes – dažnai efektyviau suplanuoti 15 min. pokalbis.
  • Kiekvienas susitikimas turi tikslą: sprendimas, diskusija ar progreso aptarimas. Sukūrėme vidinį ChatGPT, kuris gelbsti, jei patiems sunku iškristalizuoti darbotvarkę.
  • Ilgas susitikimas dažnai reiškia, kad nepasiruošėme. Nes sprendimui, diskusijai ar statuso updeitui paprastai pakanka 15-20 min.
  • Naujam klausimui, kuris neišsisprendžia per suplanuotą laiką – atskiras slotas, o ne „dar 20 minučių“.
  • Informacijos pristatymui, supažindimui – puikiai tinka ir asinchroniniai susitikimai. Pvz. Loom – įrašau, kas naujo šiemet, kolegos peržiūri, sureaguoja, pakomentuoja.

Didžiausia nauda – ne tvarkingas kalendorius. Tai atsiradęs nuspėjamumas.

Komanda žino, kada kalbėsime, kada planuosime, kada dirbame susikaupę. Tai labai padeda pereiti iš neproduktyvaus gaisrų gesinimo režimo į buvimą priekyje.

Ir tada ramiai galiu eiti į kalendoriaus slot suplanuotą kasdien nuo 18.30: laikas su šeima.