Ar būna jums taip, kad dirbate kelerius metus su klientu, ir kai kurie dalykai jau yra tapę tokiais savaime suprantamais, nerašytais, kad net nereikia apie tai kalbėtis?
Taip darote, abi pusės patenkintos, abi pusės suprantate, kas prie ko ir dirbate ir viskas važiuoja.
Tačiau neseniai gavau svarbią pamoką.
Kad papratimai yra gerai, jie pagreitina procesus. Bet turi savo riziką. Nes keičiasi žmonės. O naujų žmonių – gali būti nauji supratimai ir pažiūros. Todėl svarbūs dalykai, visi, net ir smulkūs, turi būti tinkamai uždokumentuoti.
Svarbu vesti darbų žurnalą
Labai svarbu vesti darbų žurnalą, darbų apskaitą, tiksliai už kokius darbus kokie pinigai mokami. Raštu fiksuoti visus, net ir mikro, susitarimus.
Visos įmonės naudoja laiko trackinimo sistemas: Jira, Asana ar kt. Mes taip pat.
Užduočių sistemoje atsiranda darbas (ticket’as), kurio pavadinimas, pvz., kad „neveikia prisijungimas prie sistemos“. O pasigilinus paaiškėja, kad toks funkcionalumas realiai niekada ir nebuvo kurtas.
Tad techniškai tai nėra klaida, tai neplanuotas funkcionalumas, kurį mes, pvz., sutvarkydavome ir sukurdavome reikiamą, per daug nekvaršindami galvos dėl kliento suformuluotos užduoties pervadinimo. Juk daugybę kartų apie tai gyvai kalbėjomės. Tuo metu, kai buvo kuriamas projektas ir priduodami atlikti darbai, kartu dirbusiai komandai buvo viskas aišku ir dėl darbų, ir dėl apmokėjimo.
Tiksliai dokumentuoti, kas buvo padaryta
Tačiau bėgo laikas, po kelerių metų dirbantys žmonės pasikeitė. O šie – atsiverčia senas sąskaitas, senų darbų ataskaitas ir mato daug užduočių, iš kurių pavadinimų sprendžia, jog tai buvo klaidų taisymas, o ne papildomi funkcionalumai. Bereikalingi ginčai, diskusijos ir laikas aiškinant, kad įvesti užduočių pavadinimai neatitinka realios problematikos ir darbų apimties.
Tad istorijos moralas toks: kad ir kokie geri būtų santykiai ir betarpiškas supratimas, istoriniuose įrašuose turi atsispindėti tiksliai tai, kas buvo padaryta.
Dokumentavimas užduočių ir susitarimų, užduočių žurnalo (backlog) vedimas, tikslus projekto dokumentacijos pildymas labai svarbu.
Žmonės keičiasi, o aiškių susitarimų poreikis – išlieka.
Susidomėjote? Aptarkime jūsų projektą
Paskambinkite ar parašykite el. laišką ir mes suplanuosime susitikimą kurio metu aptarsime jūsų projektą ir mūsų idėjas jums.